Conduite de réunion : Présentiel, conf call et visio conférences

Formation #F802 - 2 jours

La réunionite frappe les cadres plus de trois fois par semaine en moyenne. Est-ce une fatalité ? Non, à condition d'appliquer quelques méthodes. Notre formation se propose précisément de vous aider à les découvrir - ou redécouvrir - afin de vous permettre d'optimiser vos réunions pour les rendre efficaces, constructives et, surtout, suivies d'effets.

  • Expérimenter et maîtriser les techniques de conduite de réunion
  • Comprendre les mécanismes psychologiques et sociaux qui régissent le fonctionnement d'un groupe
  • Définir les stratégies de communication adaptées au context et aux objectifs des réunions (réunions d'information, réunions de résolution de problèmes, réunions de négociation)

  • Techniques d'expression orale
  • Techniques de gestuelle
  • Techniques de gestion du groupe
  • Méthodes de présentations interactives

Cette formation est destinée à toute personne devant animer (ou co-animer) des réunions, qu'il s'agisse de présentations magistrales ou de réunions participatives dans le cadre de groupes de travail. Vous y apprendrez ou vous perfectionnerez votre capacité à gérer un groupe en vous adaptant à chaque type de situation, y compris les situations difficiles: groupe peu réactif, contre-leader, situation conflictuelle, résistance au changement.

Cette formation s'adresse aussi bien aux débutants qu'aux animateurs expérimentés. Les apports du formateur sont, en effet, adaptés à chaque individu.

Réunions d’information

  • Utiliser les outils de l’écoute active afin que les participants s’approprient les messages clés

Réunions de résolution de problèmes

  • Utiliser des pédagogies interactives et notamment la méthode Brown Paper (appelée aussi méthode des « post-it »)

Réunions de négociation

  • Utiliser les techniques de négociation gagnant/gagnant et, si nécessaire, de gestion de conflits
  • Validation du choix du mode de communication
  • Définition de la durée et de l’ordre du jour
  • Choix des participants

Étapes de la préparation

  • Prise de connaissance des sept points clés de la préparation d’une réunion
  • Choix d’une pédagogie adaptée à l’objectif de la réunion
  • Choix d’une méthode d’animation adaptée à la population cible : subordonnés, collègues de même niveau ou de niveau supérieurs, clients
  • Préparation logistique

Lancement de la réunion

  • Accueil des participants
  • Rappel des objectifs, des étapes et du timing
  • Présenter et vendre son plan
  • Susciter l’attention des participants dès les premières minutes
  • Définition des rôles

Création d’une dynamique de groupe

  • Profils des participants
  • Dynamique de groupe
  • Étapes de la vie d’un groupe
  • Interprétation des signes non verbaux du groupe
  • Obtenir le silence
  • Se faire des alliés
  • Éviter les apartés
  • Groupes de travail: susciter la participation et favoriser la créativité

Outils et techniques

  • Utilisation des outils de la négociation coopérative
  • Adaptation de son expression orale à son auditoire: le choix des mots et l’élocution
  • Accroître son impact par l’utilisation des techniques de gestuelle

Gestion des tensions et des conflits

  • Techniques de communication
  • Gestion du groupe et, en particulier, les participants « difficiles »
  • Gestion du stress
  • Assumer la directivité
  • Gérer et faire respecter le timing de la réunion
  • Susciter l’adhésion du groupe

Conclusion

  • Reformulation des points clés
  • Le plan d’actions partagé

Outils et techniques

  • Rédaction d’un compte rendu « flash »
  • Rappeler ce qui a été défini
  • Utilisation des outils de la gestion de projets pour le suivi des actions

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